Materiały zużywalne w salonie kosmetycznym: normy i rozchód

Materiały zużywalne to najmniej widoczna pozycja kosztów w salonie: farba, oksydant, szampon, rękawiczki, jednorazowe ręczniki i podkłady znikają po trochu, a pod koniec miesiąca okazuje się, że na zakupy poszła spora kwota i nikt nie potrafi powiedzieć, na co dokładnie. Wyjaśniamy, jak działa ewidencja magazynowa w SetNow: jak ustawić normę zużycia dla usługi, dlaczego materiały same schodzą ze stanu po wizycie, co dzieje się przy anulowaniu, jak liczony jest koszt własny i marża usługi oraz jak sprawdzić, kto w zespole zużywa więcej, niż przewiduje norma.

Ewidencję magazynową można zacząć bez liczenia całego salonu

Główny powód, dla którego salony nie wdrażają magazynu, zawsze brzmi tak samo: „najpierw trzeba wszystko przeliczyć”. Dlatego każda pozycja ma osobny przełącznik „Prowadź stan”. Dopóki jest wyłączony, ruchy nie są zapisywane, a magazyn niczego od Ciebie nie wymaga, ale planowany koszt własny i normy zużycia działają – koszt materiałów na jedno wykonanie usługi i jej marża są liczone od pierwszego dnia. Prowadzenie stanu możesz włączyć później: system poprosi o stany początkowe tylko dla tych pozycji, które postanowisz śledzić.

Kolejność pracy jest taka: utwórz pozycje, nadaj im planowany koszt własny i ustaw normy dla pięciu–dziesięciu najczęstszych usług. Już na tym etapie widać, ile materiałów pochłania jedna koloryzacja i co zostaje z ceny. Stany, przyjęcia i inwentaryzacja to drugi krok – możesz do niego przejść po tygodniu albo po miesiącu.

Asortyment: pozycja, przeznaczenie, jednostka

Jednostką ewidencji jest pozycja asortymentu z określonym przeznaczeniem: „materiał zużywalny” (idzie na usługi), „produkt” (stoi na półce) albo „produkt i materiał zużywalny”. Ten ostatni wariant to w salonie nie wyjątek, tylko norma: ten sam szampon jest sprzedawany klientom i zużywany przy myjni. Zakładanie dla niego dwóch kart z dwoma osobnymi stanami nie jest możliwe – tak powstają wieczne rozbieżności w stanach, dlatego przeznaczenie jest właściwością pozycji, a nie cechą osobnego magazynu.

Jednostkę miary wybierasz z zamkniętej listy – sztuki, mililitry, litry, gramy, kilogramy, metry – i zostaje ona zablokowana przy pierwszym ruchu; przeliczeń między jednostkami celowo nie ma. Opakowanie w rodzaju „butelka 250 ml” służy tylko do wprowadzania i wyświetlania danych – ewidencja zawsze odbywa się w jednostce podstawowej. Pozycje są pogrupowane w kategorie, a przy przyjęciach dostępny jest słownik dostawców.

Magazynem jest oddział

Stan i koszt własny są prowadzone dla pary „pozycja + oddział”. Nie ma osobnego obiektu „magazyn” ani wyboru magazynu w formularzach: scenariusz „dwa schowki w jednym lokalu” nie jest potrzebny ani salonom, ani studiom, a z oddziałów za darmo dziedziczy się model dostępu – właściciel widzi całą firmę, administrator swoje oddziały.

Przesunięcie między oddziałami to osobny dokument, a nie para „rozchód plus przyjęcie”. Jedna operacja tworzy od razu obie połowy: wydanie w oddziale wysyłającym i przyjęcie w oddziale odbierającym, z jednym numerem i w jednej transakcji – jedna połowa nie może istnieć bez drugiej. Koszt własny przenosi się sam, a ceny nie da się wpisać: wewnętrzny transport nie powinien zmieniać wartości zapasów firmy ani o grosz. Przesunięcie nie trafia do zużycia ani do strat w żadnym przekroju – towar zmienił półkę, a nie zniknął. Bilans towarowy pokazuje przesunięcia w osobnych kolumnach: bez nich „ubyło 40 sztuk” nie mówi, czy towar sprzedano, zużyto, czy wywieziono.

Norma zużycia jest przypisana do usługi, a nie do pary usługa–pracownik

Norma znajduje się na osobnej zakładce „Materiały” w karcie usługi: wiersze „pozycja + ilość w jednostce podstawowej”. To świadomy wybór. W podejściu macierzowym, w którym norma jest przypisana do pary „usługa × pracownik”, salon z dwudziestoma usługami i dziesięcioma specjalistami dostaje dwieście punktów konfiguracji – nikt nigdy nie wypełni ich w całości, a połowa wypełnionych szybko się zdezaktualizuje.

Wyjątki dla konkretnego pracownika istnieją, ale mieszczą się w osobnym bloku, zwiniętym, dopóki jest pusty. Najpierw wybierasz pracownika, potem jego wiersze – i tak właśnie czyta się wyjątek: „u Anny jest inaczej”. Nadpisanie całkowicie zastępuje wiersz bazowy dla tej samej pozycji, także wartością 0 – „nie używa”. Zero jest pokazywane jako wyraźne oznaczenie, a nie puste pole: „nie używa” i „nie wypełniono” to różne fakty.

Wiersz normy ma podstawę naliczania. „Na każdą obecną osobę” – farba, rękawiczki, wszystko, co zużywa się na jednego człowieka. „Raz na odbyte zajęcia” – dezynfekcja sali, materiały dla całej grupy; taki wiersz jest zdejmowany ze stanu po zakończeniu zajęć, jeśli pojawiła się na nich choć jedna osoba. To właśnie druga podstawa sprawia, że ewidencja formatów grupowych jest uczciwa: zużycie na salę nie powinno się mnożyć przez liczbę uczestników. Jedna pozycja w jednej usłudze ma jedną podstawę – przełącznik zmienia istniejący wiersz, a nie tworzy drugiego.

Zmiana normy nie działa wstecz. W rozchodzie uwzględniane są tylko wiersze utworzone przed wizytą, a każdy ruch przechowuje migawkę normy. Dlatego dzisiejsza zmiana normy nie generuje zużycia dla wczorajszych wizyt i nie nadpisuje tego, co już zdjęto ze stanu – a raport za zamknięty miesiąc nie zmienia się sam.

Rozchód materiałów wynika z wizyty, a nie z kliknięcia przycisku

Oznaczasz obecność klienta – materiały schodzą ze stanu w tej samej operacji, niczego nie trzeba księgować ręcznie. Jeśli obecność ustawia automatyczne zamykanie rezerwacji, rozchód jest realizowany przez zadanie w tle z 12-godzinnym opóźnieniem. To opóźnienie nie wynika z techniki: automatyczne zamykanie oznacza jako obecnych wszystkich po kolei, także faktyczne nieobecności, a natychmiastowy rozchód dałby fantomowe zużycie dokładnie w ich proporcji – zwykle 10–20%. Dwanaście godzin to okno, w którym specjalista zdąży poprawić nieobecność, zanim stanie się ona zużyciem.

Anulowanie to zawsze widoczny dokument storna, a nie po cichu znikający wiersz. Zmieniasz wizytę na nieobecność, usuwasz błędnie dodaną rezerwację, odwołujesz całe zajęcia – materiały wracają na stan, a w rejestrze ruchów jest to osobny dokument z odwołaniem do pierwotnego. Zwrot materiałów nie zależy od tego, czy przepadło wejście z karnetu: kary w karnetach mają swoje zasady, a materiały – swoje.

Brak towaru na stanie nie blokuje wizyty. Usługa została już wykonana, więc zaprzeczanie temu w ewidencji nie ma sensu: automatyczny rozchód jest zawsze księgowany, stan schodzi poniżej zera dokładnie o niepokrytą część, niedobór zostaje zapisany w dokumencie, a osoby odpowiedzialne dostają powiadomienie. Minus wyrównuje najbliższe przyjęcie lub inwentaryzacja. Ręczne operacje, które dałyby stan ujemny, są natomiast zawsze odrzucane – z podaniem dostępnej ilości.

Faktyczne zużycie poprawia ten, kto wykonywał usługę

Norma to plan, a to, jak było naprawdę, wie tylko specjalista: poszło półtorej tubki farby, a nie jedna. Dlatego korekta faktycznego zużycia znajduje się bezpośrednio w karcie rezerwacji i jest dostępna dla wykonawcy bez dostępu do magazynu – przy czym serwer nie przekazuje mu cen zakupu ani kwot, widzi on tylko ilości.

Ograniczenia tej korekty są wąskie i przemyślane:

• tylko w rezerwacji, w której oznaczono obecność – w każdym innym statusie zużycie zostało już wycofane stornem;
• tylko pozycje z norm usług tej rezerwacji oraz materiały zużywalne z tego samego oddziału;
• brak towaru na stanie oznacza odmowę: to operacja ręczna, a poniżej zera może zejść tylko automatyczny rozchód;
• okno korekty trwa od momentu wizyty do końca następnej doby według czasu firmy, później poprawki trzeba wprowadzać dokumentem magazynowym.

Korekta wprowadzona przed realizacją rozchodu sama księguje rozchód z faktycznymi ilościami i zamyka opóźnienie; korekta wprowadzona później wycofuje stornem poprzedni ruch i księguje nowy – i tak dowolną liczbę razy. Zużycie na poziomie zajęć poprawia się osobną operacją na zakończonych zajęciach, w tym samym oknie czasowym.

Dokumenty magazynowe: szkic → zaksięgowany, korekta tylko przez storno

Wszystkie operacje magazynowe to dokumenty o tej samej budowie: stany początkowe, przyjęcie, rozchód, inwentaryzacja, korekta wyceny, zużycie na usługi, storno. Szkic można swobodnie edytować i usuwać, a stanów on nie zmienia. Zaksięgowanie jedną niepodzielną operacją tworzy ruchy i zmienia stan.

Zaksięgowanego dokumentu nigdy nie można edytować ani usunąć. Błąd poprawia dokument przeciwny – storno, lustrzane wobec pierwotnego, z odwołaniem do niego i datą dnia korekty; dwukrotne stornowanie tego samego dokumentu jest niemożliwe. Z tego samego powodu zakazane jest antydatowanie: dokument ma datę zaksięgowania, a numer i data papierowego dokumentu dostawy to dane referencyjne, a nie data operacji. Tylko w takim modelu rejestr ruchów pozostaje uczciwą odpowiedzią na pytanie „gdzie podziało się 12 butelek”, a zamknięty miesiąc nie przepisuje się sam.

Przyjęcie zawsze jest konkretne: dostawca ze słownika i obowiązkowa cena zakupu w każdym wierszu – formularz podpowiada bieżący średni lub planowany koszt własny, żeby nie trzeba było wpisywać ceny od nowa. Ta sama pozycja może wystąpić w dwóch wierszach z różnymi cenami: dwie partie na jednym dokumencie dostawy to codzienność.

Rozchód musi mieć przyczynę, jedną na dokument: uszkodzenie, upływ terminu ważności, tester, zużycie wewnętrzne, niedobór, korekta błędu we wprowadzaniu danych. Bez przyczyny nie da się zbudować raportu „gdzie podziało się dwanaście butelek”, a magazyn przestaje być narzędziem kontroli. Przyczyna „przeniesienie do innego oddziału” została już tylko w historycznych dokumentach – do przenoszenia towaru służy teraz dokument przesunięcia, a nowego rozchodu z tą przyczyną system nie przyjmie.

Literówkę w cenie na dokumencie dostawy poprawia się korektą wyceny – ustala ona nowy koszt własny pozycji w oddziale bez zmiany ilości i wymaga komentarza z powodem. Storno przyjęcia, z którego już coś zużyto, się nie uda: wycofanie zderzy się z zakazem stanów ujemnych. Dlatego zasada jest prosta – cenę poprawia się korektą wyceny, ilość – stornem.

Koszt własny jest liczony jako średnia: każde przyjęcie przelicza go dla pozycji i oddziału. Już zaksięgowane zużycie nie jest przy tym nadpisywane – ruch przechowuje migawkę kosztu własnego z chwili rozchodu, dlatego raport za poprzedni miesiąc liczony jest w cenach z tamtego miesiąca, a nie w dzisiejszych.

Stany początkowe i import z pliku

Stany początkowe to osobny rodzaj dokumentu, a nie przyjęcie: inaczej trafiłyby do raportu „ile zainwestowano w zakupy” i zawyżyłyby go o wszystko, co i tak leżało już na półce. Wprowadza się je raz: wiersz dla pary „pozycja + oddział”, która ma już ruchy, jest odrzucany – ponowny „start” po prostu zdublowałby stan. To, co znajdzie się już po starcie, można dopisać przyjęciem lub inwentaryzacją.

Na masowy start jest import pliku „asortyment + stany” – z podglądem i dopasowaniem kolumn: najpierw analiza pliku, potem utworzenie pozycji i jeden dokument stanów początkowych na oddział.

Inwentaryzacja w salonie: szkic, dwie migawki i puste pole zamiast zera

Liczenie półki to proces, a nie natychmiastowa zmiana stanów, dlatego inwentaryzacja zawsze zaczyna się od szkicu: wiersze możesz wypełniać dowolnie długo, a do zaksięgowania stany pozostają nietknięte. Liczyć możesz z telefonu przy regale – to ten sam dokument i ta sama mechanika co w wersji przeglądarkowej.

Każdy wiersz przechowuje dwie migawki stanu księgowego: z chwili utworzenia dokumentu i z chwili jego zaksięgowania. Korekta jest liczona od migawki z zaksięgowania, a różnica między migawkami jest pokazywana w osobnej kolumnie „zmiany w trakcie liczenia” z możliwością przejścia do ruchów z tego okresu. Wizyta, na którą zużyto farbę w trakcie liczenia półki, jest wyraźnie widoczna i nie wygląda na niedobór.

Puste pole i zero to dwie różne rzeczy – i to najdroższe miejsce w inwentaryzacji. Niepoliczona pozycja w ogóle nie zmienia stanu przy zaksięgowaniu; zero zeruje stan. Zaksięgowanie tworzy osobne ruchy nadwyżki i niedoboru; koszt własny nadwyżki jest brany z wiersza, a jeśli go nie wpisano – z bieżącego kosztu średniego, a jeśli i tego nie ma – z planowanej ceny pozycji.

Zaksięgowanej inwentaryzacji nie można usunąć – można ją tylko wycofać stornem w całości i tylko wtedy, gdy wycofanie żadnego wiersza nie sprowadza stanu poniżej zera. Nadwyżka, którą zużyły już wizyty, uniemożliwia storno: system odmówi i pokaże listę blokujących pozycji, a właściwą korektą jest wtedy nowa, wyrównująca inwentaryzacja. Historia w każdym przypadku zostaje: błędne liczenie jest widoczne i nikt go po cichu nie usuwa.

Partie i terminy ważności: włączane dla pozycji, a nie dla całego magazynu

Nie każda pozycja potrzebuje ewidencji partii. U kosmetologa szafka z wypełniaczami stoi obok szafki z rękawiczkami, a w salonie na dwieście pozycji numery partii mają znaczenie w przypadku pięciu do dwudziestu z nich – farby, oksydantu, kleju do rzęs, środków dezynfekujących. Dlatego ewidencję partii włącza się przełącznikiem w pozycji: przełącznik dla całej firmy zmuszałby do prowadzenia numerów partii nawet dla ręczników papierowych.

W pozycji z ewidencją partii przyjęcie musi zawierać numer partii lub termin ważności – inaczej towar po cichu trafiłby do ogólnego stanu, a identyfikowalność, dla której pozycję oznaczono, ginęłaby przy najczęstszej operacji. Kolejne przyjęcie z tym samym numerem trafia do tej samej partii, zamiast mnożyć bliźniaki.

Rozchód sam wybiera partię – najpierw idzie to, co najszybciej traci ważność. Specjalista nie wybiera partii przed wizytą i w ogóle nie myśli o partiach: karta zużycia pokazuje mu jeden wiersz, nawet jeśli materiał pochodził z dwóch partii. Zmuszanie do ręcznego wybierania partii to prosta droga do ewidencji, którą wszyscy zaczną omijać.

Reakcja na przeterminowany towar to ustawienie firmy: w salonie ostrzeżenie, w klinice blokada. Blokada oznacza „pomiń tę partię i weź następną”, a nie „odmów”: odmowa pojawia się dopiero wtedy, gdy zabrakło towaru z ważnym terminem. Dwa wyjątki są obowiązkowe – rozchód z przyczyną „upływ terminu ważności” zawsze bierze przeterminowany towar, bo inaczej nie dałoby się go ani użyć, ani zdjąć ze stanu; a wizyta nigdy nie jest blokowana, bo usługa została już wykonana.

Termin ważności jest sprawdzany względem daty operacji, a nie dzisiejszego dnia: automatyczny rozchód jest realizowany przez zadanie w tle już po wizycie, a preparat, który był ważny w chwili wykonania usługi, nie powinien wstecznie stać się przeterminowany. Przesunięcie do innego oddziału przenosi partię razem z terminem ważności – przeprowadzka nie jest sposobem na wyzerowanie kontroli terminów.

Koszt własny usługi: materiały na jedno wykonanie i marża

Na górze zakładki „Materiały” w karcie usługi są dwie liczby, dla których najczęściej w ogóle włącza się ten moduł: koszt materiałów na jedno wykonanie i marża, czyli cena minus materiały – kwotowo i procentowo. Jeśli usługa ma ustawioną cenę pierwszej wizyty, marża dla tej ceny jest pokazywana w drugim wierszu: promocja, przez którą usługa wychodzi na minus już na samych materiałach, powinna być widoczna przed startem, a nie po zamknięciu miesiąca.

Liczy się to z normy bazowej naliczanej „na klienta”. Normy „na całe zajęcia” nie wchodzą do marży usługi – dotyczą zajęć, a nie jednej osoby, a dzielenie ich przez liczbę uczestników oznaczałoby wymyślanie danych. Koszt jednostkowy jest liczony dla całej firmy jako średnia ważona ze wszystkich oddziałów: usługa nie jest przypisana do oddziału, a liczba w jej karcie nie powinna się zmieniać w zależności od tego, jaki oddział wybrano w innym oknie.

Jeśli kosztu własnego nie ma ani w stanach, ani w cenie planowanej, marża jest oznaczana jako niepełna, a takie pozycje są wymienione z linkiem do raportu „Brak kosztu własnego”. Zero nigdy nie zastępuje tu nieznanej wartości: ciche zero zamienia „nie znamy kosztu własnego” w „materiały są za darmo”. Pod liczbami jest stały dopisek: to szacunek na podstawie norm i bieżącego średniego kosztu własnego, który nie wchodzi do przychodu ani do raportu finansowego.

Kto przekracza normy: plan/wykonanie i raport według pracowników

Raporty są budowane na podstawie faktycznych ruchów zużycia i odczytują migawki zapisane w wierszach, a nie bieżące słowniki: dzisiejsza zmiana normy lub kosztu własnego nie przepisuje przekroczeń z poprzedniego miesiąca.

Wiersz raportu „Plan/wykonanie” to para „usługa + pozycja”: plan jako suma migawek normy, wykonanie, odchylenie i jego koszt. Pozycje dodane do wizyty ręcznie ponad normę są oznaczane jako „poza normą” – nie ma ich z czym porównać, więc nie liczą się jako stuprocentowe przekroczenie. Raport „Przekroczenia normy” to te same dane pogrupowane według wykonawcy, z możliwością rozwinięcia do poziomu usługi.

Dwie zasady sprawiają, że te raporty nadają się do rozmowy z człowiekiem. Pierwsza: przekroczeniem jest tylko dodatnie odchylenie. Oszczędność jest pokazywana, ale nie wlicza się do sumy – inaczej jeden specjalista równoważyłby drugiego, a łączny wskaźnik kłamałby w obie strony. Druga: anulowane wizyty są całkowicie wyłączone z raportu, bo ich zużycie zostało wycofane stornem. Nikt nie rozlicza specjalisty z materiałów za wizytę, której nie było.

Kwoty w raportach są liczone według migawki kosztu własnego z chwili rozchodu i pozostają szacunkiem zużycia materiałów: nie sumują się z ceną usługi i nie trafiają ani do przychodu, ani do raportu finansowego – nie ma on sekcji kosztów. Powiązania z wynagrodzeniami też celowo nie ma: potrącenie za przekroczenie normy wprowadza się ręcznie, jako korektę wiersza w rozliczeniu wynagrodzeń, z podaniem przyczyny i autora. Koszt błędu automatyki w pieniądzach pracownika jest wyższy niż oszczędność na jednym ręcznym kroku.

Oba raporty wymagają włączonego przełącznika „Prowadź stan”: pozycja prowadzona „na oko” nie zapisuje ruchów, a raport nie zbuduje planu bez wykonania. Obietnica „działa od pierwszego dnia” dotyczy marży usługi, a nie planu/wykonania.

Sprzedaż produktów klientom i cena na półce

Pozycje z przeznaczeniem „produkt” sprzedaje się klientowi bezpośrednio z karty pozycji: sprzedawcę wskazuje się wprost – nie zawsze jest to ta sama osoba co wykonawca usługi, a prowizja od sprzedaży jest liczona jako osobny składnik wynagrodzenia, niezależnie od prowizji od przychodu z wizyt.

Przychód jest ujmowany w dniu płatności, a nie w dniu wystawienia sprzedaży. Sprzedaż można zapisać z odroczoną płatnością: towar wydano, a pieniędzy jeszcze nie ma – to jawny stan z własną listą, a nie rozbieżność, której potem trzeba szukać. Zwrot to osobny dokument z własną datą, a nie usunięcie sprzedaży; towar wraca do tej partii, z której został wydany, żeby przeterminowana partia nie wróciła do życia jako świeża.

Pozycja ma cenę sprzedaży za opakowanie – automatycznie uzupełnia ona wiersz sprzedaży i jest drukowana na etykiecie cenowej. Etykiety cenowe drukuje się jako arkusz PDF dla wybranych pozycji: nazwa, cena, pojemność opakowania, kod SKU oraz sprzedawca i oddział. Koszt własny nigdy nie trafia na etykietę – ta przecież trafia w ręce kupującego.

Strona kosztów: ile pochłonęły materiały i czym jest marża brutto

Raport finansowy zyskał drugą stronę. Główna zasada, na której się opiera: zakup to nie koszt. Kupiony towar nie został wydany – leży na półce; kosztem jest dopiero to, co ze stanu ubyło. Raport, w którym zakupy trafiają do kosztów, pokazuje stratę w miesiącu dostawy i nadzwyczajny zysk w miesiącu wyprzedaży, mimo że salon przez cały czas pracuje równo.

Kategorie są trzy, a nie jedna suma: materiały zużyte na usługi, koszt własny sprzedanych towarów i straty. Zlane w jedną liczbę przestają nadawać się do zarządzania – jej wzrost nie powie Ci, czy pracy jest więcej, czy ktoś zaczął kraść. Rozchody z przyczynami „korekta błędu we wprowadzaniu danych” i „przeniesienie do oddziału” nie trafiają do strat.

Koszt jest ujmowany razem z przychodem, do którego należy: materiały w dniu wizyty, towar w dniu płatności, a nie wydania. Inaczej sprzedaż z odroczoną płatnością rozrzuca przychód i jego koszt po różnych miesiącach i psuje marżę w obu. Wynik nazywa się marżą brutto i ma stały dopisek: to nie jest zysk.

Analiza ABC według obrotu odpowiada na pytanie „na czym się skupić”: które pozycje pochłaniają osiemdziesiąt procent pieniędzy zamrożonych w magazynie, a które zalegają jako martwy zapas. Obrót to tutaj koszt własny tego, co ubyło ze stanu – jedna skala dla produktów i materiałów zużywalnych: liczenie produktom przychodu, a materiałom kosztu własnego odpada, bo wtedy do klasy A trafiłby produkt z wysokim narzutem, a nie pozycja, która naprawdę pochłania pieniądze. Rozchody i niedobory nie wchodzą do obrotu – inaczej kradzież wypychałaby pozycję w górę listy i zwiększała jej zakupy.

Progi stanów, raport „Co zamówić” i powiadomienia

Dla pozycji ustawiasz stan minimalny i docelowy – od razu dla wszystkich oddziałów, z możliwością nadpisania w konkretnym. Pusty próg oznacza „tej pozycji nie śledzimy”. Raport „Co zamówić” wylicza brakującą ilość do stanu docelowego i grupuje ją według dostawców, a przycisk tworzy szkic przyjęcia z pozycjami i ilościami: zamówienie powstaje jednym kliknięciem, a nie przez przepisywanie stanów do notesu.

Powiadomienie o niskim stanie przychodzi raz na dobę, jedną wiadomością na oddział – „Kończy się N pozycji”. To też świadoma decyzja: firma, która pierwszego dnia wdrożenia ma dwieście pozycji poniżej progu, dostanie dwa powiadomienia, a nie dwieście. Pozycja nie pojawia się w kolejnych powiadomieniach push, dopóki nie zostanie uzupełniona powyżej progu, więc wahania wokół minimum dają najwyżej jedno ostrzeżenie na cykl „spadło – zamówiono”.

Drugi typ to niepełny rozchód: materiał skończył się dokładnie w chwili automatycznego rozchodu i stan zszedł poniżej zera. Wiadomość podaje pozycję, oddział i brakującą ilość; dla pary „pozycja + oddział” przychodzi najwyżej jedno takie powiadomienie na dobę. Odbiorcy obu typów są ci sami: właściciel i administratorzy z dostępem do magazynu, którzy mają ten oddział w swoim zakresie odpowiedzialności. Specjaliści nigdy nie dostają powiadomień magazynowych – nie mają tej strony. Osobisty przełącznik „Magazyn” w ustawieniach powiadomień wyłącza oba typy.

Kto widzi magazyn

Dostęp do modułu to jedno uprawnienie – do strony „Magazyn” – i nie wchodzi ono w skład standardowych ról. Powód jest prosty: strony magazynu pokazują ceny zakupu, więc właściciel nadaje dostęp świadomie. Dopóki nikt nie ma tego uprawnienia, modułu w firmie po prostu nie ma – to normalny tryb wyłączony, a nie osobne ustawienie.

Dalej obowiązuje zwykły zakres: właściciel widzi całą firmę, administrator – swoje oddziały. Jedyny wyjątek to korekta faktycznego zużycia we własnej rezerwacji: nie wymaga ona uprawnienia, bo inaczej nie miałby kto wprowadzać faktycznych ilości. Kwoty i ceny zakupu serwer jednak wycina wszystkim, którzy tego uprawnienia nie mają – nie ukrywa ich w interfejsie, tylko w ogóle ich nie wysyła.

Magazyn w telefonie: to samo, co w przeglądarce

Aplikacja mobilna dla specjalistów odzwierciedla magazyn w całości: asortyment i słowniki, stany i progi, dokumenty wszystkich rodzajów z księgowaniem i stornem, rejestr ruchów, normy zużycia i marżę usługi, korektę faktycznego zużycia, raporty, import stanów początkowych. Endpointy są te same co w wersji przeglądarkowej, a każda różnica w działaniu tej samej operacji w przeglądarce i w telefonie jest traktowana jako błąd, a nie cecha platformy.

Skaner kodów kreskowych w telefonie jest dostępny: aparat odczytuje kod w karcie pozycji, w wyszukiwarce asortymentu i bezpośrednio w sprzedaży – skanujesz produkt, a wiersz dodaje się z ceną z karty. W przeglądarce skaner i tak działa: skaner USB wpisuje kod w pole wyszukiwania jak klawiatura.

Czego w module celowo nie ma

Brak funkcji jest uczciwszy niż funkcja, która działa źle, dlatego listę świadomie podjętych decyzji warto znać z góry:

• Wyceny zapasów według partii. Partie i terminy ważności są (zob. sekcję wyżej), ale koszt własny pozostaje średni dla pozycji: partia dzieli ilość i termin ważności, a nie pieniądze. Raportu „partia A kosztowała 10, partia B – 14” nie ma – nie potrzebuje go żadna branża, a kosztowałby przepisanie trzech raportów naraz.
• Kilku magazynów w jednym oddziale. Magazynem jest oddział – „dwa schowki w jednym lokalu” to nie scenariusz, dla którego warto dodawać wybór magazynu do każdego formularza.
• Kilku magazynów w jednym oddziale i rozrachunków z dostawcami. Magazynem jest oddział; przyjęcie przechowuje dostawcę i numer dokumentu dostawy, ale rozliczeń finansowych z dostawcą moduł nie prowadzi.
• Zamkniętego okresu rozliczeniowego i okien uprawnień wstecz. Przeszłość i tak nie jest przepisywana: zaksięgowany dokument jest niezmienny, a korekta to storno z datą dnia korekty.
• Sekcji „zysk”. Marża brutto w raporcie finansowym jest – przychód minus materiały i koszt własny sprzedanych towarów – ale nie nazywa się zyskiem i nim nie jest: nie obejmuje wynagrodzeń, czynszu, podatków ani subskrypcji, o czym mówi dopisek bezpośrednio w raporcie.

Najczęstsze pytania

• Czy trzeba prowadzić stany, żeby zobaczyć marżę usługi? Nie. Wystarczy norma zużycia i planowany koszt własny pozycji. Stany są potrzebne do raportu „Plan/wykonanie” i raportu przekroczeń normy.
• Co się stanie, jeśli materiał się skończył, a klient już siedzi na fotelu? Wizyta odbędzie się normalnie: rozchód zostanie zaksięgowany, stan zejdzie poniżej zera o niepokrytą część, a osoby odpowiedzialne dostaną powiadomienie. Minus wyrówna najbliższe przyjęcie lub inwentaryzacja.
• Błędna ilość w przyjęciu – jak to poprawić? Wycofaj dokument stornem i zaksięguj prawidłowy. Jeśli z tej pozycji już coś zużyto i storno blokuje zakaz stanów ujemnych, popraw ilość inwentaryzacją, a cenę – korektą wyceny.
• Zmiana normy w połowie miesiąca – czy przeszłość się przeliczy? Nie. Nowa norma obowiązuje od momentu zmiany, a już zaksięgowane ruchy zachowują migawkę starej.
• Zużycie poniżej normy – czy to gdzieś widać? Tak, oszczędność jest pokazywana w raporcie „Plan/wykonanie” i w raporcie „Przekroczenia normy”. Nie wlicza się jej do sumy przekroczeń, żeby jeden pracownik nie równoważył drugiego.
• Czy można automatycznie potrącić przekroczenie normy z wynagrodzenia? Nie, robi się to ręcznie – korektą wiersza w rozliczeniu wynagrodzeń, z podaniem przyczyny i autora.
• Liczenie trwało pół dnia, a salon w tym czasie pracował – czy dane się nie rozjadą? Nie: korekta jest liczona od stanu z chwili zaksięgowania, a wszystko, co wydarzyło się w trakcie liczenia, widać w osobnej kolumnie z przejściem do ruchów.
• Ile pozycji trzeba utworzyć, żeby moduł był przydatny? Zwykle wystarczy od dziesięciu do piętnastu: farba, oksydant, szampony i maski, rękawiczki, jednorazowe ręczniki i podkłady. Drobiazgów w rodzaju płatków kosmetycznych lepiej w ogóle nie liczyć, niż liczyć niedokładnie.

Od czego zacząć

Utwórz pozycje tylko dla tego, co jest drogie albo szybko się kończy, i nadaj im planowany koszt własny. Ustaw normy dla pięciu–dziesięciu najczęstszych usług – to wystarczy, żeby zobaczyć koszt materiałów na jedno wykonanie i marżę bez wprowadzania choćby jednego stanu. Po tygodniu włącz „Prowadź stan” dla pozycji, które naprawdę chcesz śledzić, wprowadź stany początkowe – ręcznie dla oddziału lub z pliku – i ustaw próg minimalny oraz docelowy. Dalej moduł działa sam: przyjęcie przy dostawie, automatyczny rozchód po wizytach, „Co zamówić” przed zakupami, inwentaryzacja raz w miesiącu.

Nie chodzi tu o samo „prowadzenie magazynu”, tylko o to, żeby odpowiedź na trzy pytania była w systemie, a nie w czyjejś pamięci: ile materiałów pochłania jedna usługa, czy jej cena jest dobrze ustalona i gdzie podziało się tych 12 butelek.