Płatności online za karnety w aplikacji: jak je uruchomić

Klient chce przedłużyć karnet w niedzielę wieczorem – i słyszy: „proszę przyjść jutro do recepcji”. Płatności online usuwają tę przerwę: klient kupuje karnet i opłaca zamrożenie bezpośrednio w aplikacji, pieniądze przechodzą przez operatora płatności Twojej firmy, a karnet pojawia się na koncie klienta od razu po potwierdzeniu płatności. Wyjaśniamy, jak to działa, co widzą klient i administrator, jak podłączyć własną bramkę płatności i dlaczego nieopłacone zakupy nie trafiają do przychodu.

Czym są płatności online za karnety i komu są potrzebne

Płatności online pozwalają klientowi zapłacić za karnet lub zamrożenie w aplikacji, kartą, bez podchodzenia do recepcji i bez przelewu „na prywatne konto administratora”. Dla studia to dwie korzyści naraz: sprzedaż w godzinach, w których nikt nie pracuje, i mniej ręcznej pracy – nie trzeba przyjmować płatności, wydawać karnetu i zapisywać tego w zeszycie.

Najbardziej widać to tam, gdzie karnet jest głównym produktem: fitness i joga, taniec i sztuki walki, zajęcia dla dzieci, kursy, studia zajęć grupowych. Przedłużenie karnetu zdarza się tam regularnie i prawie zawsze w niewygodnym momencie – wieczorem, z domu, dzień przed końcem ważności. Pojedynczych wizyt i rezerwacji u specjalisty płatności online na razie nie obejmują: nadal opłaca się je na miejscu.

Jak to działa: Twój własny operator płatności, a nie pośrednik

Każda firma podłącza własnego operatora płatności internetowych – umowę zawiera bezpośrednio z dostawcą płatności, a pieniądze trafiają na konto firmy na podstawie jej umowy. SetNow nie uczestniczy w rozliczeniach i nie przechowuje pieniędzy klientów: aplikacja tylko tworzy płatność w bramce i czeka na jej potwierdzenie. Obecnie obsługiwany jest bePaid; architektura pozwala dodawać kolejnych dostawców bez zmian w aplikacjach.

Dane karty klient wpisuje na stronie bramki płatności, a nie w aplikacji – nie widzą ich ani SetNow, ani pracownicy firmy. Klucze dostępu do bramki firma wprowadza sama w swoim panelu; klucz tajny jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i nikomu nie jest ponownie wyświetlany, również pomocy technicznej. Połączenie możesz sprawdzić przed startem produkcyjnym w trybie testowym – płatności są tworzone z flagą testową, a pieniądze nie są przesyłane.

Co widzi klient

Zakup odbywa się w aplikacji dla klientów – SetNow Client lub aplikacji z marką Twojej firmy. Ścieżka jest krótka:

• W sekcji karnetów klient otwiera wybrany karnet i naciska „Kup”. Sekcja jest widoczna tylko w firmach, które podłączyły i włączyły przyjmowanie płatności – klienci pozostałych firm po prostu jej nie mają.
• Otwiera się zabezpieczona strona bramki płatności, na której klient wpisuje dane karty i w razie potrzeby potwierdza płatność w banku.
• Po płatności aplikacja przenosi klienta na ekran wyniku i czeka na potwierdzenie od bramki – zwykle trwa to kilka sekund.
• Karnet pojawia się na koncie klienta, a termin ważności liczy się od daty płatności, a nie od momentu rozpoczęcia zakupu.
• Jeśli potwierdzenie przyjdzie później – na przykład gdy aplikacja jest już zamknięta – klient dostanie powiadomienie push „Płatność przyjęta”, a karnet będzie czekał na koncie.

Ważny szczegół: karnet jest wydawany dopiero po potwierdzeniu od bramki, a nie w chwili powrotu do aplikacji. Z przeglądarki można wrócić także bez płacenia – na taki scenariusz system nie reaguje wydaniem towaru.

Gdy klient się rozmyśli lub zamknie stronę płatności

Klasyczna sytuacja: klient otwiera płatność, patrzy na kwotę i wraca. Aplikacja odróżnia powrót przez przekierowanie z bramki od ręcznego zamknięcia strony: w drugim przypadku szybko sprawdza status i pokazuje „Płatność nie została zakończona” zamiast bez końca czekać na potwierdzenie. Stamtąd dostępne są dwie akcje – „Wróć do płatności”, jeśli klient jednak chce zapłacić, i „Zapłać ponownie”, jeśli poprzednia próba nie nadaje się już do użycia.

Różnica między przyciskami nie jest kosmetyczna. Strona płatności w bramce jest jednorazowa: po odmowie banku nie można na niej ponowić próby, potrzebna jest nowa płatność – i właśnie ją tworzy „Zapłać ponownie”, od nowa sprawdzając warunki i cenę. Porzucona, ale wciąż aktywna płatność po prostu otwiera się ponownie. Niezakończone płatności są automatycznie zamykane po godzinie i oczywiście nie jest za nie wydawany karnet.

Co widzi administrator

Sprzedaż online nie żyje własnym życiem: trafia w to samo miejsce co karnety wydane stacjonarnie. W panelu w przeglądarce i w aplikacji dla pracowników jest sekcja „Płatności online”, w której widać każdą płatność:

• Kto zapłacił, za co i ile: klient z numerem telefonu, nazwa karnetu lub zamrożenie z liczbą dni, kwota i data.
• Status płatności: oczekuje na płatność, opłacona, nieudana, wygasła, anulowana. Listę można filtrować według statusu i przeszukiwać według imienia lub telefonu klienta – pracownik nie musi znać numeru transakcji w bramce.
• Osobne oznaczenie „wymaga wyjaśnienia” – rzadki przypadek, gdy pieniądze są już w bramce, ale zakupu nie udało się wydać. Taka płatność nie zginie: jest wyróżniona zarówno na liście, jak i banerem na górze.
• Sam kupiony karnet pojawia się w karcie klienta – z tymi samymi warunkami, limitami i terminem co karnet wydany ręcznie.

Nie przeszkadza to w sprzedaży stacjonarnej: administrator nadal wydaje karnety z płatnością na miejscu, a zamrożenie rejestruje z karty klienta. Płatności online to dodatkowy kanał, a nie zamiennik kasy.

Płatne zamrożenie karnetu

Drugi scenariusz płatności to zamrożenie. Klient wybiera jego długość w aplikacji, a cenę wylicza system według zasad samego karnetu: cena dnia i limit dni są określone w jego warunkach, więc „wynegocjowanie” innej kwoty po stronie klienta jest niemożliwe.

Jeśli zamrożenie jest u Ciebie bezpłatne, bramka płatności w ogóle nie bierze w tym udziału – zamrożenie jest rejestrowane od razu. Płatne przechodzi tę samą drogę co zakup i jest rejestrowane dopiero po potwierdzeniu płatności.

Jak podłączyć: pięć kroków

Konfiguracja odbywa się w całości po stronie firmy – nie wymaga zgłoszeń do pomocy technicznej ani udziału SetNow:

• Zawrzyj umowę z dostawcą płatności i uzyskaj dostęp do jego panelu. To osobna usługa banku lub agenta rozliczeniowego, z własnymi opłatami i weryfikacją dokumentów.
• Otwórz w panelu SetNow sekcję „Płatności online” – jest dostępna dla właściciela i administratora z odpowiednimi uprawnieniami.
• Wpisz identyfikator sklepu i klucz tajny z panelu dostawcy. Pozostaw włączony tryb testowy.
• Wykonaj płatność testową z aplikacji klienckiej, używając karty testowej dostawcy: sprawdź, czy karnet pojawia się na koncie klienta, a płatność jest widoczna w sekcji „Płatności online”.
• Wyłącz tryb testowy i włącz „Przyjmowanie płatności”. Od tej chwili przyciski zakupu są widoczne dla klientów.

Działa to też w drugą stronę: wyłączenie przyjmowania płatności usuwa możliwość zakupu z aplikacji. Ale płatności rozpoczęte przed wyłączeniem są doprowadzane do końca – jeśli pieniądze zostały pobrane, klient otrzyma karnet. Inaczej wyłącznik stałby się sposobem na pobranie pieniędzy bez wydania towaru.

Gdzie trafiają pieniądze i kiedy stają się przychodem

Pieniądze trafiają na konto firmy przez jej operatora płatności: terminy wypłat środków i prowizja to kwestia umowy z dostawcą – SetNow nie ma na nie wpływu i niczego nie potrąca. Zwrot dla klienta również wykonuje się w panelu dostawcy – w aplikacji nie ma automatycznych zwrotów; sam karnet administrator unieważnia wtedy w karcie klienta.

W raportach sprzedaż online jest liczona dokładnie w chwili potwierdzenia płatności. Rozpoczęty i porzucony zakup nie tworzy karnetu, a więc nie trafia ani do przychodu, ani do statystyk, ani do rozliczenia wynagrodzeń. Zasad raportowania nie trzeba było zmieniać z powodu płatności online: raporty liczą wydane karnety, a te są wydawane wyłącznie po opłaceniu.

Najczęstsze pytania

• Płatność wykonana, a aplikacja od razu zamknięta – czy karnet zostanie wydany? Tak. O wyniku decyduje potwierdzenie od bramki, a nie to, czy klient zobaczy ekran wyniku; o wydaniu karnetu poinformuje powiadomienie push.
• Czy można przyjmować płatności online za pojedynczą rezerwację? Jeszcze nie: płatności online działają dla karnetów i płatnych zamrożeń, a wizytę opłaca się na miejscu.
• Czy potrzebna jest kasa fiskalna online i kto wystawia paragon? SetNow nie wystawia paragonów. Wszystko, co dotyczy fiskalizacji, rozwiązuje się po stronie Twojego dostawcy płatności i systemu kasowego – sprawdź to przy zawieraniu umowy.
• Czy płatności działają w aplikacji z marką firmy? Tak, bramka jest podłączana dla firmy, a nie dla konkretnej wersji aplikacji: ta sama aplikacja w różnych firmach działa różnie w zależności od ich ustawień.
• Co, jeśli w ogóle nie mam operatora płatności? Nic się nie zepsuje: klienci po prostu nie zobaczą zakupu w aplikacji, a karnety wydaje administrator, tak jak do tej pory.
• Czy SetNow widzi dane kart? Nie. Płatność odbywa się po stronie bramki płatności, a aplikacja otrzymuje tylko status płatności.

Od czego zacząć

Jeśli masz już operatora płatności, podłączenie zajmie jeden wieczór: klucze w ustawieniach, płatność testowa, włączenie przyjmowania płatności. Jeśli nie – zacznij od rozmowy z dostawcą o opłatach, a w międzyczasie sprzedawaj karnety jak zwykle: aplikacja działa także bez płatności online. Miesiąc po uruchomieniu sprawdź w sekcji „Płatności online”, o jakiej porze przychodzą zakupy: zwykle są to wieczory i weekendy – godziny, które wcześniej po prostu przepadały.

W SetNow płatności online działają przez własnego operatora płatności firmy: klient kupuje karnet i płatne zamrożenie w aplikacji, karnet jest wydawany dopiero po potwierdzeniu płatności, płatności są widoczne w panelu i w aplikacji dla pracowników, a przychód obejmuje tylko to, co zostało opłacone. Funkcję włącza się w sekcji „Płatności online” i domyślnie jest wyłączona – u tych, którzy nie potrzebują płatności online, nic się nie zmienia.