Посещения, отмена и удаление записей
На этой странице
У события в календаре один вопрос — состоится ли оно, у записи клиента другой — чем она кончилась. От ответов зависят списания с абонементов, статистика и зарплата.
Статусы
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Запланировано, Идёт, Завершено | Где событие во времени — меняется само по часам |
| Отменено | Запись или занятие не состоится |
| Записан | Клиент записан, отметки ещё нет |
| Пришёл | Клиент был на визите или занятии |
| Не пришёл | Клиент не пришёл |
| Отменена | Запись отменил клиент или компания — кто именно, написано в строке клиента |
У обычной записи в карточке одна метка: итог визита, если он отмечен, иначе — время. У группового занятия метка показывает время занятия, а статусы участников — в их строках.
Отметьте посещение
В карточке записи или занятия у каждого клиента две кнопки: ✓ — «Пришёл», ✕ — «Не пришёл». Отметку можно поставить и исправить в любой момент, даже до начала; повторное нажатие снимает её, и клиент снова «Записан».
Нажмите на запись или занятие в Календаре — откроется его экран. Кружки ✓ и ✕ — справа в строке клиента, у занятия — в строке каждого участника в группе «Участники».
Если включено автозавершение записей, после окончания визита все «Записан» сами становятся «Пришёл» — вручную остаётся отметить неявки. Если выключено, посещаемость отмечается только вручную.
Автозавершение — переключатель «Завершать записи автоматически» в Настройки → Онлайн-запись.
Автозавершение — переключатель «Автозавершение записей» в Ещё → Настройки → Онлайн-запись.
У записи, оплаченной абонементом, ✕ спрашивает, списывать ли посещение: «Не пришёл — со штрафом» или «Не пришёл — без штрафа».
У записи, оплаченной абонементом, ✕ спрашивает «Не пришёл?»: «Со штрафом» — посещение сгорит, «Без штрафа» — вернётся на абонемент.
Отмените запись
«Отменить запись» — в группе «Запись» карточки, пока запись в статусе «Записан» и её день не прошёл. Запись остаётся в истории со статусом «Отменена», а время освобождается для других клиентов.
Если запись оплачена абонементом, выберите «Отменить без штрафа» — посещение вернётся на абонемент — или «Отменить со штрафом» — посещение сгорит, так отмечают отмену в последний момент. Решение можно пересмотреть: у отменённой записи и неявки по абонементу есть «Вернуть посещение» и «Списать посещение».
Если запись оплачена абонементом, после «Отменить запись» телефон спросит, как отменить: «Без штрафа» — посещение вернётся на абонемент, «Со штрафом» — сгорит, так отмечают отмену в последний момент. Решение можно пересмотреть: у отменённой записи и неявки по абонементу есть «Вернуть посещение» и «Списать посещение».
У участника группового занятия нажмите на его строку в группе «Участники» — откроется «Запись участника». Там «Отменить запись», «Удалить запись», «Вернуть посещение» и «Списать посещение» — в группе «Клиент».
Клиент отменяет запись сам — по ссылке из SMS или в приложении — не позднее срока из настроек онлайн-записи, по умолчанию за 3 часа до начала; посещение при этом возвращается. Позже отменить может только сотрудник.
Отмена группового занятия целиком отменяет записи всех участников — см. «Групповые занятия».
Удалите ошибочную запись
«Удалить запись» и «Удалить занятие» — для созданного по ошибке. Удалённое исчезает из календаря, истории клиента и статистики, а оплаченное абонементом посещение возвращается. Отмена остаётся в истории, удаление — нет: если клиент передумал, отменяйте, а не удаляйте.
«Удалить запись» — в группе «Запись» на экране записи, «Удалить занятие» — в группе «Занятие» на экране занятия.
Прошедшее занятие отменить нельзя — оно уже состоялось. Если его создали по ошибке, удалите.
Что от этого зависит
- Абонементы — посещение списывается при записи и возвращается при отмене без штрафа, удалении и отмене занятия компанией.
- Статистика и финансовые отчёты — проведённые визиты и отмены: отдельно отменённые клиентом и компанией.
- Зарплата — оплата за занятие считается по проведённым занятиям: не отменённым, у которых прошло время окончания.