Электронная подпись документов

Договоры, согласия и анкеты клиент подписывает электронно — на экране у сотрудника, по ссылке, которая приходит в Telegram, WhatsApp или SMS, или в клиентском приложении. Документ хранится в карточке клиента и в разделе «Документы клиентов».

Подготовьте шаблон

В разделе Клиенты → Документы клиентов нажмите «Шаблоны» и создайте договор или согласие.

Откройте Ещё → Настройки → Шаблоны документов и нажмите «+» справа вверху. В форме «Новый шаблон» заполните «Название», «Категория» и «Текст шаблона»: данные клиента, компании и записи или своё поле добавляет кнопка «Вставить поле», текст из Word или Google Docs — «Вставить из буфера». Создайте шаблон галочкой справа вверху.

Имя клиента, дату и номер документа система подставит сама, а поля вроде «Номер договора» или «Срок действия» сотрудник заполнит при создании. Шаблоны создают владелец и администратор.

Создайте документ

Нажмите «Новый документ» → «Из шаблона». Выберите клиента, шаблон и, если нужно, запись — дата, услуги и стоимость попадут в документ из неё. Заполните поля шаблона и нажмите «Создать». Готовый договор можно загрузить через «Загрузить PDF или фото».

Откройте Ещё → Документы клиентов или вкладку «Документы», нажмите «+» справа вверху и в шторке «Новый документ» выберите «Из шаблона». Выберите клиента и шаблон, заполните «Поля документа» и нажмите галочку справа вверху — документ создастся и сразу откроется. Готовый договор загрузите из той же шторки: «Сфотографировать документ», «Выбрать фото» или «Загрузить файл» — PDF или изображение.

Запись к документу привязывается только в веб-кабинете — там её дата, услуги и стоимость попадают в документ.

Отправьте документ клиенту

Клиент подписывает одним из способов:

• На экране — расписывается пальцем, мышью или стилусом прямо у вас.
• По ссылке — получает ссылку в Telegram, WhatsApp или SMS (по порядку каналов) и подтверждает подпись кодом из SMS.
• По QR-коду — открывает документ на своём телефоне, пока стоит рядом.
• В приложении — документ появляется в разделе «Мои документы».

Способы — в блоке «Подписание» на экране документа: «Клиент подписывает на этом устройстве» — передайте телефон клиенту, «Отправить клиенту» — ссылка, «QR-код» — код на экране. Если у клиента есть приложение, появится ещё «Напомнить в приложении клиента».

Перед подписью клиент соглашается на простую электронную подпись. За клиента может подписать представитель — например, родитель или опекун.

Подпишите от компании

Если при создании включена «Нужна подпись компании», откройте вкладку «Ждут компании», отметьте документы и нажмите «Подписать от компании» — поставится ваша сохранённая подпись. Нарисовать её нужно один раз: Настройки → Личные → Моя подпись.

Если при создании включена «Нужна подпись компании», откройте вкладку «Ждут компании» и нажмите «Выбрать» — или задержите палец на документе. Отметьте документы, нажмите «Подписать» внизу экрана и подтвердите в шторке «Подписать от компании» — поставится ваша сохранённая подпись. Один документ можно подписать и с его экрана: «Подписать» в блоке «Подписание». Нарисовать подпись нужно один раз: Ещё → Настройки → Личные → Моя подпись; если её ещё нет, при подписании появится кнопка «Нарисовать подпись».

Подписывать от компании может владелец и сотрудники, которым он выдал право подписи.

Следите за статусом

Во вкладках «Ждут компании» и «Ждут клиента» видно, чьей подписи не хватает и где сейчас ссылка. Подписанный документ изменить нельзя — только аннулировать с указанием причины.

У документа в списке — меню «⋯»: «Отправить ссылку клиенту», «Напомнить в приложении» или «Отозвать». Аннулировать подписанный документ — «⋮» справа вверху на его экране → «Аннулировать документ».