Перенос базы клиентов
Базу клиентов не нужно переписывать вручную и готовить файл к загрузке: SetNow сам найдёт в таблице телефоны, имена и остальное, склеит дубли и пропустит лишнее.
Где взять файл: выгрузка из DIKIDI, контакты из WhatsApp и телефона или любая своя таблица. Подойдут Excel (.xlsx и старый .xls), CSV, TXT, JSON, таблицы LibreOffice (.ods) и контакты телефона (.vcf) — до 50 МБ и 20 000 строк.
Что переносится
| Поле | Обязательно | Что подходит |
|---|---|---|
| Телефон | Да | Мобильный номер в любой записи: «+375 29 123-45-67», «8 029 123 45 67», «375291234567». Номер страны вашей компании можно без кода, другой страны — с кодом. Если номеров у клиента несколько, берётся первый мобильный. |
| Имя | Да | Отдельной колонкой или вместе с фамилией: «Анна Иванова» и «Иванова Анна Сергеевна» разберутся правильно, отчество не переносится. Пометки к имени — «Мария маникюр», «Аня (брови)» — в имя не попадут, а сохранятся в заметке. |
| Фамилия | Нет | Отдельной колонкой или из ФИО. |
| Нет | Ник («@anna.nails») или ссылка на профиль. | |
| Заметка | Нет | Колонка с комментарием или примечанием, до 1000 символов. |
Email, дата рождения, история визитов, будущие записи, абонементы и скидки файлом не переносятся — их заводят вручную.
Откройте импорт
Откройте Клиенты → База клиентов и нажмите «Импорт» справа вверху. Пока в базе нет ни одного клиента, поле для файла есть прямо в списке.
Откройте вкладку «Клиенты» — или Ещё → База клиентов, если вкладки нет в нижней панели, — и нажмите значок загрузки файла справа вверху, рядом с «+»: откроется «Импорт клиентов». Пока в базе нет ни одного клиента, поле «Выбрать файл» есть прямо в списке, под надписью «Клиентов пока нет».
Загружать базу могут владелец и администратор.
Выберите файл
Перетащите файл в рамку или нажмите «Выбрать файл».
Нажмите «Выбрать файл» — откроется выбор файла на телефоне: подойдёт файл из памяти телефона, iCloud Drive или Google Диска. Если таблица пришла в мессенджер или на почту, сначала сохраните её в файлы телефона.
Готовить файл не нужно: название над таблицей, лишние колонки, итоговые и пустые строки SetNow пропустит сам, а лист с клиентами найдёт, даже если он не первый и рядом лежат сводка и журнал записей. Если клиенты разложены по нескольким листам с одинаковыми колонками — например, по месяцам, — SetNow соберёт их со всех.
Файл под паролем не прочитается — снимите пароль и загрузите снова.
Дождитесь окончания
Сначала файл загружается — на экране «Загружаем файл…», дождитесь окончания. Когда появится «Импортируем клиентов…», файл уже на сервере: полоса показывает, сколько строк обработано.
Теперь страницу можно закрыть — клиенты всё равно загрузятся.
Теперь с экрана можно уйти — клиенты всё равно загрузятся, а список клиентов обновится, когда вы к нему вернётесь.
Проверьте итог
Итог — два числа:
- «импортировано» — строки, чьи клиенты теперь в вашей базе. Сюда входят и клиенты, которые уже были у вас: их карточки не меняются, дубли не создаются;
- «не удалось обработать» — строки без мобильного номера или без имени. Нажмите на это число — откроется их список.
В списке строки собраны по причинам — нет телефона; номер не мобильный, с ошибкой или без кода страны; нет имени — и показаны так, как записаны в файле: по имени или номеру их легко найти у себя. Исправьте эти строки в файле и загрузите его снова — уже импортированные клиенты не задвоятся. Крестик над списком возвращает к итогу.
На Android к итогу вернёт и системная кнопка «Назад».
Если не загрузился ни один клиент, нажмите «Выбрать другой файл» и проверьте, что в файле есть телефоны и имена: например, что выгружен список клиентов, а не отчёт.
Клиенты из файла — ваша постоянная база, поэтому те, кого ещё не было в вашей базе, отмечаются «Уже был у нас»: цену первого посещения, если она задана в услугах, они не получат. Если в файле были новички, снимите отметку в карточке клиента кнопкой «Вернуть».
Клиентам при загрузке ничего не приходит — ни SMS, ни писем. Чтобы постоянные клиенты записывались к вам в SetNow, поделитесь с ними ссылкой для записи.
Как SetNow читает файл
- Колонки узнаются по названиям на русском, английском, грузинском, казахском, украинском и белорусском — и по содержимому: колонка «Номер» с номерами клиентов из CRM телефоном не станет, а таблица без строки названий всё равно разберётся.
- Имя и фамилия в одной ячейке разделяются по смыслу: SetNow знает частые имена и окончания фамилий, поэтому порядок слов не важен.
- Дубли — строки с одним номером — склеиваются в одного клиента: пустые поля дополняются из следующих строк.
Частые вопросы
- Загрузил файл дважды — будут дубли? Нет: клиента узнают по телефону, второй раз он попадёт в «импортировано», а карточка не изменится.
- Как исправить имя после загрузки? В карточке клиента. Повторная загрузка файла уже загруженных клиентов не меняет.
- Почему не загрузились клиенты с городскими номерами? Код входа и напоминания приходят на мобильный, поэтому строка только с городским номером не загружается. Допишите в файл мобильный.
- Номера без кода страны не распознаются. Без кода понимаются номера страны вашей компании. Остальным допишите «+» и код страны.
- Имя и фамилия встали наоборот. Так бывает с редким именем и фамилией без привычного окончания — исправьте в карточке клиента.